Cloud migratie met hybride werken is een actueel thema bij de meeste RvB’s van ziekenhuizen en zorginstellingen. De cloud migratie wordt ingegeven door partijen als Microsoft met sterke initiatieven zoals Cloud for Healthcare om statische on-site ECD’s (Epic, HiX etc..) te migreren naar dynamisch, mobiel en in real-time.

Cloud techniek kan soms overdonderend overkomen als het niet je werkterrein is. Maar als je beseft dat je organisatie al een enorme verbetering heeft ingevoerd wat betreft onderling communiceren en samenwerken door tijdens covid te simplificeren naar één mobiele app van Microsoft Teams, dan zal het des te interessanter zijn dat deze app binnen je instelling over zoveel meer functionaliteiten beschikt.

Dat het als Zwitsers mes gebruik kan worden voor meer efficiënter handelen en communiceren binnen teams, maar zeker ook naar andere teams die benodigd zijn voor 1^ste lijns patiënten zorg is beslist een eye-opener.

Onderlinge communicatie is een cruciale succesfactor en heeft aangetoond dat met individuele communicatie met de inmiddels volledig achterhaalde oproepsystemen, piepers en statische ECD’s -oncontroleerbaar voor teamleiders- van verpleegafdelingen, SEH, OK’s met specialisten, Point of Care rapid bedside testers, en radiologen kan leiden tot veel meer dan ondermaatse zorgkwaliteit en onveilige klinische omstandigheden.

Het kan ontevredenheid onder het zorgpersoneel bevorderen door de kostbare tijd van teamleden te verspillen, veel onnodige wachttijd met als gevolg een negatieve invloed op zorgkwaliteit en zorgproductie.

Onafhankelijke studies tonen aan dat ziekenhuizen ongeveer 2% van de inkomsten verspillen, als gevolg van slechte klinische platformen. Ongeveer 80% van de zorgfouten is het gevolg van slechte communicatie en samenwerking, wat aangeeft wat er op het spel staat als dit niet wordt geoptimaliseerd.

Dit soort cijfers onderstrepen nog meer het belang dat RvB’s dienen te hechten aan de rol van cmio’s en cnio’s in hun zorginstelling bij de strategische roadmapping van zorgtechnologie. De technologische cloud migratie van zorg ligt al in handen van de CIO, maar adoptie en implementatie van een gewijzigde manier van individuele zorg communicatie en collaboratie naar rolgebaseerd communiceren is een management verantwoordelijkheid dat juist via de CMIO’s belegd dient te worden bij de verpleegafdelingen, zorgdisciplines en maatschappen.

Het hebben van goede communicatiemethoden tussen zorgprofessionals is van vitaal belang om negatieve resultaten tegen te gaan – en het houdt allemaal verband met de mechanismen die zorgteams gebruiken om met elkaar te communiceren, tijdens hun shift en na overdracht naar de volgende shift. Een afhankelijkheid van verouderde oproepsystemen waarbij teamleden moeten wachten tot specifieke clinici beschikbaar zijn, vertraagt bijvoorbeeld elk proces en verhindert dat het personeel zijn beste werk kan doen.

Individuele communicatie versus rolgebaseerd communiceren

Waar hebben we het over en wat is het verschil?

 Individuele communicatie maakt voornamelijk gebruik van piepers, dect handsets en mobiele telefoons om specialisten, PoC’s, radiologen etc.. te benaderen voor directe assistentie of raadpleging. Het systeem is nummer gebonden en je belt als verpleegafdeling naar dit nummer, niet wetend wie er tijdens jouw shift dienst heeft bij de andere afdeling en of dat die specialist überhaupt dienst heeft, het druk heeft of zelfs de juiste bron is om jouw verzoek in behandeling te nemen. Telefoniste centrales worden veelvuldig ingeschakeld om specialisten op hun privé mobiel te benaderen, omdat zij toevallig over deze nummers beschikken en afdelingen kunnen doorverbinden. Ook teamleiders van de afdelingen waar jij assistentie voor inroept hebben totaal geen overzicht over de aantallen en soorten verzoeken die uitstaan bij hun afdeling inclusief de response tijden.

Maar ook als een patiënt pijnstillers of een behandeling voor nieuwe ademhalingssymptomen nodig heeft, vereist het werkterrein van een verpleegkundige dat de bestelling in het elektronisch medisch dossier (EPD) wordt geplaatst. Wachten op goedkeuring en hierdoor vertraging in de medicatietoediening is niet alleen schadelijk voor de patiëntenzorg, maar kan ook het geluk en het vertrouwen van een patiënt in zijn of haar zorgteam ernstig aantasten

Rolgebaseerde communicatie maakt piepers, handsets en mobiele telefoonnummers overbodig door middel van de reeds in gebruik zijnde Microsoft Teams APP.  Door klinische communicatie oplossingen toe te voegen als APP source add-on in je Teams APP introduceer je moderne zorgcommunicatie workflows tussen de samenwerkende afdelingen en specialisten tijdens hun shift.

Als PoC, specialist of radioloog log je bij aanvang van je shift via Microsoft Teams in op de rol die jij vervult (ongeacht of je wel of niet on-site bent). Jouw beschikbaarheid en rol wordt direct inzichtelijk voor alle andere (verpleeg) teams en afdelingen. Jij krijgt meteen toegang tot de lopende verzoeken van de collega wiens shift jij hebt overgenomen. Ze tonen ook de realtime status en beschikbaarheid van elke verpleegkundige en zorgverlener in het systeem, wat veel efficiënter is dan te kijken naar een standaardplanning die bijna verouderd en onnauwkeurig wordt zodra deze wordt gepost.

Teamleiders zien meteen het aantal uitstaande verzoeken naar hun afdeling en kunnen op basis hiervan andere specialisten binnen hun team inschakelen om het uitstaande verzoek meteen op te pakken. Directe communicatie verloopt veilig via Teams (video) oproepen, mobiele telefoonoproepen via Teams (vereist Teams Calling Operator Connect), Teams chat en Teams Approvals waarbij live video, wond foto’s, röntgenfoto’s en labresultaten direct met elkaar gedeeld kan worden en goedkeuringen voor toediening nieuwe medicatie, dubbel toezicht of behandelplannen. Alle patiënt gebonden communicatie wordt door de Teams APP automatisch toegevoegd in het EPD van die patiënt.

Migreren naar cloud technologie met klinische collaboratie door gebruik van zo’n eenvoudige generieke APP als Microsoft Teams is een veilige opstap om de communicatie workflows in de gezondheiddszorg te moderniseren naar rolgebaseerd communiceren. Dit gaat verder dan het migreren van uw EDR naar de cloud of geïsoleerd upgraden van uw bedrijfstelecommunicatie systeem.

Als je openstaat voor verbeteren van de coördinatie van zorgteams, betere samenwerking, hogere kwaliteit patiëntenzorg en hierdoor verbeterde productie resultaten doe dan mee met onze inspiraties workshops om kritieke patiënt communicatie tussen de samenwerkende teams te helpen definiëren en te stroomlijnen, door de kennis hiervan bij uw CMIO’s/CNIO’s te beleggen, alvorens over te gaan naar voor u als bestuurder ondoorzichtige cloud migratie trajecten.