Jouw bedrijf of instelling heeft Microsoft 365 en Microsoft Teams geïmplementeerd om werknemers de mogelijkheid te geven om op meerdere kantoorlocaties of vanuit huis en ook mobiel te werken. Ben je van plan om als volgende stap zakelijke telefonie te migreren naar Microsoft Teams Phone, of zit je middenin de transformatie naar Teams Phone? Heb je in dat geval al nagedacht over de noodzaak om bij calamiteiten op locaties waar personeel zich bevindt de juiste Teams 112 beleidsregels op te zetten? De kans is groot dat je momenteel geen weet hebt van hoe en of je nooddienst beleidsregels geimplementeerd hebt in je organisatie, behalve dan die ene BHV alarm oefening elk kwartaal of half jaar.

Eisen ACM en EU regelgeving
Wanneer iemand via een vaste lijn belt, krijgt de 112-PSAP meldkamer (Public Safety Answering Points) het adres door waar de aansluiting op staat geregistreerd. Dit is niet altijd de juiste locatie; soms zullen verschillende vestigingen van een bedrijf bellen met een nummer dat geregistreerd staat op het adres van het hoofdkantoor. Volgens nieuwe Europese regels moeten telecomaanbieders de daadwerkelijke fysieke locatie doorgeven aan de 112-meldkamer. Er zijn alleen nog geen kant en klare oplossingen om dit technisch snel mogelijk te maken, dus is de ACM hierover in gesprek met telecomaanbieders. Dit betreft in geval van Teams Phone, de wijze waarop Direct Routing en Operator Connect (vast/mobiel) is ingeregeld.

Hoe werkt bellen met Teams naar 112?
In een normaal Microsoft Teams-gesprek wordt geen locatie-informatie verzonden. Bij oproepen naar alarmnummers, zoals het algemene alarmnummer «112», stuurt Microsoft Teams locatiegegevens echter door naar de relevante noodorganisatie. Voorheen bood Microsoft Teams alleen statische noodroutering aan. Dit betekent dat tot nu toe de locatie-informatie voor elke gebruiker statisch was. Meestal wordt het hoofdadres van het kantoor opgeslagen.
Sinds kort kan dynamische noodroutering (locatiegebaseerde dynamische routering voor noodoproepen) worden geconfigureerd in Microsoft Teams. In dit geval wordt de locatie-informatie van de gebruiker automatisch aangepast aan zijn werkelijke GEO locatie. Dit betekent dat wordt herkend of de gebruiker zich in het thuiskantoor of in een ander kantoor bevindt.

Routering van noodoproepen
Routering van noodoproepen bepaalt hoe een noodoproep wordt doorgestuurd naar de alarmcentrale (PSAP). Oproeproutering is afhankelijk van verschillende factoren, waaronder het noodoproepnetwerk van het land/de regio waarin de oproep afkomstig is en de PSTN-connectiviteitsoptie die u hebt gekozen. Voor Direct Routing moet bijvoorbeeld een specifiek beleid voor het routeren van gesprekken worden geconfigureerd. Met andere PSTN-connectiviteitsopties neemt de provider een groot deel van de configuratie voor gespreksroutering voor zijn rekening.

Noodoproepen dynamisch beheren met Geocodes is grensverleggende functie in Teams
Dynamische noodoproepen voor Microsoft Calling Plans, Operator Connect, Teams Phone Mobile en Direct Routing bieden de mogelijkheid om noodoproepen te configureren en te routeren en beveiligingspersoneel op de hoogte te stellen op basis van de huidige locatie van de Teams-gebruiker/alarmmelder.

Geocodes beheren – het technische gedeelte
Aan elk adres voor noodgevallen kan een geocode (lengte- en breedtegraad) zijn gekoppeld. Gebruik deze functie in overleg met het personeel en toets dit bij Autoriteit Persoonsgegevens (AP) op noodzaak van DPIA conform AVG regelgeving.
Een adres voor noodgevallen definieer je met behulp van de zoekfunctie voor adreskaarten in het Teams-beheercentrum en wordt de geocode automatisch gekoppeld aan een adres voor noodgevallen. Geocodes aan een adres koppelen kan ook als je het adres definieert met behulp van PowerShell.
Microsoft raadt aan adressen voor noodgevallen te maken met behulp van de zoekfunctie voor kaarten in het Teams-beheercentrum, die ervoor zorgt dat de adressen zijn opgemaakt, gevalideerd en de juiste geocodes hebben.

Nood Oproep Beleid
Door over te stappen naar Teams Phone dwing je de organisatie om een nieuw Beleid voor Noodoproepen te definiëren (TeamsNoodOproepBeleid) en om te configureren wie op de hoogte moet worden gesteld tijdens een individuele noodoproep en hoe ze op de hoogte worden gebracht.

In tegenstelling tot de oude bedrijfstelefooncentrale biedt Teams meer mogelijkheden om een beveiligingsdesk/-team in een noodoproep te betrekken via Teams chat, inbreken op lopende Teams vergaderingen en calls van bijv. BHV’ers met de mogelijkheid om het dempen op te heffen. U kunt ook een extern PSTN-nummer opgeven of Teams room (MTR) automatisch activeren om te bellen en deel te nemen aan de noodoproep.

Enhanced Teams Calling is een bijzonder werkveld dat begeleiding vereist van de Microsoft Teams Calling specialisten van Smartclouds |Teams4all. Boek een kennismaking call hier